프리랜서 3년차에 접어들면서 클라이언트가 늘어날수록 관리가 무너지기 시작했습니다. 어떤 프로젝트의 마감이 언제인지, 인보이스를 보냈는지, 다음 미팅에서 뭘 얘기해야 하는지가 뒤섞였습니다. 지금은 12개 클라이언트를 Notion 하나로 관리합니다.
핵심 데이터베이스 4개
클라이언트 허브
고객사별 정보, 담당자 연락처, 계약 상태(진행 중/완료/잠재), 누적 매출이 한 페이지에 집계됩니다. 클라이언트가 늘어나도 이 페이지 하나만 열면 현황이 파악됩니다.
프로젝트 트래커
프로젝트별 진행 단계, 마감일, 계약 금액, 관련 파일이 클라이언트 허브와 연결됩니다. 각 단계(제안/진행/검토/완료)별로 필터링하면 현재 어떤 일이 얼마나 쌓여 있는지 바로 보입니다.
인보이스 관리
계약 금액, 지급 기한, 실제 입금 여부를 트래킹합니다. 입금이 늦어지는 건에 자동으로 표시가 되도록 설정해두면 놓치는 일이 없습니다.
미팅 노트
미팅별 날짜, 참석자, 논의 사항, 결정 내용, 다음 액션아이템. 다음 미팅 전에 지난 노트를 열면 흐름이 바로 돌아옵니다. 클라이언트도 "지난 번에 얘기한 거"를 물어봤을 때 바로 찾을 수 있어서 신뢰도가 올라갑니다.
ChatGPT 연동 활용
미팅 후 노트를 빠르게 정리할 때 ChatGPT를 씁니다. 거칠게 타이핑한 내용을 붙여넣고 구조화해달라고 하면 액션아이템과 결정 사항이 깔끔하게 정리됩니다. 정리된 내용을 Notion에 복사하면 끝입니다.
연간 매출 분석
분기별, 클라이언트별 매출을 자동 집계해서 어떤 고객이 수익성이 높고, 어떤 프로젝트 유형이 시간 대비 효율이 좋은지 파악합니다. 이 데이터를 바탕으로 어떤 클라이언트를 더 키울지, 어떤 프로젝트는 단가를 올려야 할지 판단합니다.